Разработка корпоративного портала для 50 000 тысяч сотрудников и страховых агентов
аналитика
проектирование
дизайн
корпоративный портал
UX
UI
*Разработано альянсом UXART×MCART
О клиенте
ПАО СК «Росгосстрах» — крупнейшая в России страховая компания, которая ведет свою историю с 1921 года.
100 лет
на рынке страхования
300+
центров и пунктов урегулирования убытков
1500+
офисов и представительств
50 тысяч
сотрудников и страховых агентств
01
Проведение тендера
Перед проведением тендера компания обратилась к вендору за рекомендациями по составу участников. Представители порекомендовали 7 лучших интеграторов на рынке по работе с Энтерпрайз-сегментом.
В результате проведенного тендера лучшее предложение по совокупности ценовых и неценовых критериев было у Эм Си Арт, совместно с которыми мы и взялись за реализацию этого портала.
02
Основные проблемы
С 2005 года «Росгосстрах» использовал корпоративный интранет-портал на базе собственной разработки. К 2020 году он сильно устарел как функционально, так и с точки зрения дизайна и юзабилити. Однако его модернизация была признана нецелесообразной: доработки обошлись бы слишком дорого, а некоторые изменения вовсе невозможны из-за ограничений системы.
Представители «Росгосстраха» обозначили основные проблемы:
На портале нет нужного контента или его сложно найти;
Сервисы разрознены, для каждой системы нужно вводить свой логин и пароль;
Заявки во внутренние службы проще и быстрее оформлять письмом или по телефону.
03
Сбор требований
Перед началом проекта «Росгосстрах» своими силами осуществил предпроектное обследование и провел проблемные интервью пользователей и руководителей всех подразделений холдинга. Сотрудникам задавали вопросы о том, каких функций портала им не хватает.
Чаще всего встречались пожелания, связанные с быстрым поиском: например, информации о коллегах, корпоративных и отраслевых новостей или необходимых документов. Кроме того, сотрудники просили упростить доступ к различным сервисам и заявкам, предоставить возможность создавать рабочие группы и группы по интересам.
После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали задачи проекта:После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали задачи проекта:
Создать удобное пространство для совместной работы и общения;
Повысить скорость донесения информации до каждого сотрудника и получить возможность оперативно получать обратную связь;
Создать удобное хранилище документов и инструменты для обмена файлами;
Внедрить инструменты постановки и контроля поручений;
Автоматизировать процессы, связанные с заявками на различные внутренние сервисы (например, заказ пропусков и визиток, обращения в ИТ-поддержку).
Основная фаза проекта делилась на 2 этапа. Первый — разработка MVP (minimum viable product, минимально жизнеспособный продукт) для быстрого старта проекта и получения пользы от решения уже на промежуточном этапе. Скоуп по нему был четко определен и оценивался по модели Fixed Price.
На втором этапе мы перешли на Agile — благодаря этому мы выпускали на портал новый функционал каждые 2 недели и работали только над теми сервисами, которые были востребованы конечным пользователем.
Проектирование и дизайн
Прототипы
Перед дизайном мы всегда стараемся спроектировать первые экраны в формате высокоуровневых прототипов. Таким образом мы на первых этапах можем скорректировать вектор направления дизайна страницы.
Во время прототипирования проработали все разделы, которые должны были появиться в портале РОСГОСТРАХ. 100+ прототипов, которые впоследствии задизайнила наша команда.
Также разработали полный гайдлайн по работе с дизайном.
Дизайн-система
На стартовой странице портала находится самая важная информация и ссылки на ключевые сервисы:
Стартовая страница
Визуально выделили строку умного поиска — это помогает сориентироваться в возможностях портала;
Пиктограмма «Избранное» для быстрого доступа к часто используемым телефонам;
«Колокольчик» уведомлений;
Ссылка на личный профиль и собственное рабочее пространство;
Баннер и анонсы последних новостей оповестят о важных событиях;
Блок опросов позволяет привлечь внимание сотрудников к важным внутренним вопросам. Если сейчас опросов нет, то его можно отключить;
Информация о ближайших днях рождения и новых сотрудниках (с привязкой к региону);
Список настраиваемых сервисов — вплоть до цвета и изображения иконки.
Создание простой и наглядной организационной структуры с актуальными данными стало приоритетной задачей в рамках этого блока. До этого визуальную структуру компании вели в формате Visio и доступ к ней был только у ограниченного числа HR-специалистов.
Оргструктура
В качестве простого решения по интеграции с кадровой системой мы использовали существующие наработки и подключились к уже готовой View. В результате на портале удалось сформировать актуальную организационную структуру в понятном визуальном формате.
Профиль сотрудника может иметь разный вид — на это влияет сразу несколько факторов: есть ли у него секретарь, помощник или оба; заполнил ли человек блок о своих ключевых навыках и хобби (что позволяет находить пересечения с другими сотрудниками, находить единомышленников и создавать клубы по интересам) либо он предпочел остаться «в тени» и не описывать свои увлечения.
Личный профиль
Информация о департаменте, филиале, рабочем месте, руководителе и коллегах «подтягивается» из кадровой системы, блок «О себе» каждый сотрудник заполняет самостоятельно.
Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.
Поиск
На портале «Росгосстраха» доступен сквозной поиск по всем сущностям с разбивкой на категории. Выдача сортируется в порядке релевантности. Результаты поиска подгружаются в процессе ввода запроса — еще до нажатия кнопки «Найти».
Работают всплывающие подсказки — они помогают быстро сориентироваться без лишних кликов и переходов в разделы.
Мы разработали удобный и исчерпывающий телефонный справочник — поиск в нём можно осуществлять не только по фамилии, но и по дополнительным параметрам (например, отделам и регионам). Доступны фильтры и алфавитная сортировка, а часто используемые контакты можно занести в избранное.
Телефонный справочник
Полнотекстовый поиск по файловому хранилищу, в котором находятся все необходимые регламенты и процедуры, можно выполнять как по всем файлам, так и в разрезе рабочих групп и категорий.
В отдельном разделе интранета содержится каталог услуг. Удобная навигация помогает перейти с разводной страницы в целевую систему — отдельно авторизовываться в ней не нужно. Также доступен удобный поиск.
Заявки и сервисы
Блок заявок включает 5 популярных категорий и ссылки на часто используемые сервисы.
Внутри каждой категории могут быть подкатегории либо сами заявки. Формы для каждого типа заявок отличаются. Доступна персонализация раздела: каждый пользователь может настроить самостоятельно, какие заявки должны быть под рукой.
В меню для пользователей мы разработали специальный блок с популярными сервисами. Часть сервисов администратор системы настраивает для всех пользователей, а вторую часть сотрудник может настроить под себя.
Пространство для корпоративного общения является сердцем любого интранета. Сотрудникам «Росгосстраха» доступны следующие возможности:
Коммуникации
Просмотр корпоративных новостей;
Создание и участие в опросах;
Формирование групп по интересам.
Новости
По сути, раздел новостей «Росгосстраха» является корпоративным журналом, а не просто списком анонсов. В верхней части страницы расположена главная новость, после нее — 2 «субновости», после них плиткой расположен остальной контент.
Кроме внутренних новостей холдинга доступны новости отрасли с разбивкой по категориям — их готовят партнеры компании, анонсы выгружаются на портал через RSS.
В новостях доступна фильтрация и поиск по тематикам, датам и тегам. Фильтры можно сохранить, чтобы настроить ленту новостей под свои интересы.
Под каждой новостью отображается количество просмотров, лайков и комментариев — это повышает вовлеченность пользователей, а авторам контента показывает, какие новости вызывают наибольший интерес.
Опросы — еще один способ оперативно получать обратную связь от сотрудников, обсудить важные темы, рассказать сотрудникам о насущных вопросах и стратегических инициативах.
Опросы
Доступны опросы двух типов: быстрые опросы — их можно создавать из живой ленты и приглашать к участию конкретных сотрудников или отделы, а также полноценные опросы для всей компании, которые закрепляются в шапке портала и привлекают внимание всего персонала. Аналитику по ним можно сделать с помощью выгрузки результатов в Excel.
В Живой ленте на стартовой странице транслируются последние записи, опросы и публикации пользователей. Возможна публикация «для всех сотрудников» либо для определенного департамента, региона, рабочей группы и конкретного списка людей.
Живая лента
Результаты
Спустя всего 3 месяца плотной работы мы запустили MVP корпоративного портала — он полностью соответствовал ожиданиям компании относительно поиска и работы с информацией, внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы, удобного доступа к IT-сервисам и заявкам.
Основной фокус мы сделали на предоставлении легкого и интуитивно-понятного доступа к информации, проработке интерфейсов и навигации.
Для создания действительно впечатляющего пользовательского опыта (UX) все процессы мы разложили на подробные сценарии (use cases), прописали базовые и альтернативные варианты использования (flow) и создали прототипы — интерфейсы разрабатывались только по завершении этих этапов.
Чтобы в дальнейшем специалисты «Росгосстраха» могли самостоятельно дорабатывать портал, альянс UXARTxЭм Си Арт разработал гайдлайн по работе с визуализацией, который содержит подробное описание требований к типографике, цветам, отступам и кнопкам.
Блок «Коммуникации» ощутимо повысил вовлеченность сотрудников, а блок «Заявки и сервисы» упростил доступ к целевым системам и сделал работу многих подразделений более структурированной и эффективной.
Что дальше
У «Росгосстраха» большие планы на развитие портала. Постоянный контракт с альянсом включает 700 человеко-часов и выделенную проектную команду, которая выполняет доработки по модели Time&Material: список задач разбивается на спринты исходя из приоритетов бизнеса и имеющихся ресурсов.
Каждые 2 недели выходит очередной релиз.
В планах компании — расширить функционал, обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративными IT-системами, доработать существующие сервисы под специфику работы конкретных подразделений.
В планах компании — расширить функционал, обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративными IT-системами, доработать существующие сервисы под специфику работы конкретных подразделений.
Отзыв клиента
С помощью команды разработки нам удалось сделать интранет полезным, современным и комфортным. Мы довольны результатом сотрудничества с командой. Отметим грамотно выстроенный процесс коммуникации: менеджеры компании постоянно находились на связи и проводили регулярные встречи для уточнения пожеланий и демонстрации разработанного функционала. Рекомендуем подрядчика как специалистов в своей области.
Елена Голубева
Руководитель направления маркетинга ПАО СК «Росгосстрах»
