Внедрение корпоративного портала
для 5000 + сотрудников
для 5000 + сотрудников
UI
UX
корпоративный портал
дизайн
проектирование
аналитика
*Разработано альянсом UXART×MCART
О клиенте
01
Весь состав команды «РИВ ГОШ» заказчик разделяет на 4 категории:
Создать единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»);
Организовать пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»);
Провести цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировать управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя;
Предоставить доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона.
02
Цель
Повысить уровень информативности, предоставить всем сотрудникам удобный доступ к разнообразным внутренним сервисам и сократить временные затраты на поиск информации и получения нужной услуги.
03
Задачи
Компания «РИВ ГОШ» существует на рынке с 1995 года и является одним из крупнейших операторов парфюмерно-косметического рынка России
26 лет
на рынке косметики
250+
магазинов по всей России
88
городов присутствия
5 000 +
сотрудников
Офисные сотрудники (топ-менеджмент, бухгалтерия, кадровые службы и др.);
Работники фабрики (технологи, контролеры, наладчики производственных линий и др.);
Работники распределительного центра (товароведы, упаковщики, водители и др.).
Работники розничных магазинов и имидж-студий (продавцы-консультанты, администраторы, мастера и др.);
Дорожная карта проекта
Работа над проектом проходила в 4 этапа:
Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022
Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022
Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022
Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.
Проект продолжается уже 29 месяцев. Основные «строительные» работы были выполнены за 6 месяцев, сейчас производится расширение функций и ведется техническая поддержка портала
Предпроектное обследование
Cо стороны UXARTxMCART в ППО приняли участие 10 человек, со стороны «РИВ ГОШ» – 17 человек. Альянс двигался в комплексном подходе, включающем несколько этапов:
Анализ процессов управления человеческими ресурсами: текущие HR-практики, найм и подбор персонала, управление производительностью, оценка и развитие сотрудников, а также внутренние коммуникации и обучение.
Анализ технической составляющей, включая информационные системы, используемые для управления HR-процессами. Такой анализ позволил определить преимущества и недостатки существующих решений и выявить потенциальные области для улучшения.
Серия интервью с руководителями и сотрудниками различных подразделений компании для выявления потребностей и ожиданий от будущего портала. Специалисты по HR параллельно изучали отзывы и предложения своих сотрудников, чтобы учесть их мнение.
Формирование концепции
Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т.д.
Фиксация технического задания
По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения
Реализация интерфейсов
За прототипы и дизайн отвечала команда дизайнеров UXART, так мы смогли обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций. Мы проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации задуманного интерфейса. Были проведены:
Анализ требований пользователей и функционального задания. На его основе сформировали общую UI-концепцию.
Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.
На базе этих данных мы разрабатывали прототипы интерфейса, визуальные компоненты и элементы управления, учитывая принципы удобства использования и доступности
Окончательные версии интерфейсов проходили тестирование с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия поставленным требованиям. На основе полученной обратной связи мы проводили корректировки и доработки интерфейса до его финальной версии
Разработка интерфейса
Для заказчика важна не только функциональность интранета, но и его визуальная составляющая — корпоративный портал должен соответствовать фирменному стилю «РИВ ГОШ» и учитывать пользовательское поведение
Перед разработкой прототипов и макетов мы составили мудборд. Анализ лучших решений помог нам точнее понять ожидания заказчика к визуальной составляющей интранета
На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, в котором регламентировали цвета, шрифты, отображение иконок и других элементов интерфейса портала. UI-kit постоянно дополнялся по мере развития проекта — впоследствии это ускорило создание новых страниц портала
Ключевые функциональности портала
Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала «РИВ ГОШ»
Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:
Личный кабинет
Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации;
Площадка для заказа услуг;
База знаний.
Личный кабинет
Профиль сотрудника
Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.)
Расчетный лист
Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию
Отпуска
Сотрудник может увидеть количество оставшихся дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков
Инструмент коммуникации
и нематериальной мотивации
Дни рождения
Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения
Банк идей
Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования идей и переработали статусную модель.
Опросы
Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе
Журнал
В Журнале публикуются новости компании. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры «РИВ ГОШ» выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей
Сотрудники компании могут не только читать Журнал, но и предложить новость для публикации — после проверки модератором она также будет размещена на портале
Также мы полностью переработали возможности штатного визуального редактора и упростили для контент-менеджеров создание новостей на портал
площадка для заказа услуг
Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов — для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале
Заказ справок
На портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу
Медицинское обслуживание и запись к врачу
база знаний
Когда в компании появляется новый сотрудник, важно помочь ему не потеряться в большом объеме информации — в дальнейшем это помогает новичку быстрее адаптироваться и раскрыть свой рабочий потенциал
Страничка новичка
В такой большой компании, как «РИВ ГОШ», новые сотрудники приходят очень часто, поэтому мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента «РИВ ГОШ» и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день
Сформулированные ценности и миссия помогают компании «РИВ ГОШ» донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы
Миссия и ценности компании
Многолетнюю историю «РИВ ГОШ» упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании
История компании
Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования
Организационная структура
мобильное приложение
Доступ к возможностям корпоративного портала реализован в мобильном приложении Битрикс24. Мы переработали интерфейсы штатного приложения под фирменный стиль заказчика, адаптировали и добавили в «мобилку» новые сервисы. Теперь все сотрудники «РИВ ГОШ» имеют полноценный доступ к порталу — даже если у них нет компьютера на рабочем месте
развитие возможностей портала
После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала
Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника
Заявки
Вакансии компании доступны в специальном разделе. Сотрудник может оставить отклик самостоятельно или порекомендовать кандидата — за успешное привлечение компания выдает бонусы. Кадровым специалистам доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики
Вакансии
«РИВ ГОШ» — это 250+ магазинов, географически распределенных по территории России. Мы разработали раздел, который содержит всю основную информацию о магазинах с контактными данными управляющих и территориальных менеджеров. В карточках магазинов также отображаются полученные награды за внутренние конкурсы и активности
Справочник магазинов
Пятиминутка — это еженедельное собрание в головном офисе, которое транслируется для сотрудников розничного департамента и управляющих магазинами. На собрании освещаются все основные события за прошедший отчетный период, а также анонсируются все важные мероприятия и маркетинговые активности
Пятиминутка
Это важный элемент сплочения коллектива «РИВ ГОШ» — на пятиминутке любой сотрудник может в прямом эфире задать интересующие вопросы топ-менеджерам
Еще один способ из инструментов коллективного взаимодействия в «РИВ ГОШ» — конкурсы среди сотрудников. Например, мы помогли запустить на портале конкурс для детей сотрудников — их просили показать, каким они представляют себе «РИВ ГОШ». Наградой за победу стала возможность лично провести завтрак с Президентом компании
Конкурсы
итоги внедрения
Прочитано новостей : 800
Изготовлено пропусков для новых сотрудников: 350
Сделано записей к Beauty-специалистам: 2200
Выдано справок: 5000
Статистика сервисов
Заказано IT-оборудования: 300 рабочих мест
Предложено идей: 200
Выдано парковочных мест: 50
Информация актуальна на декабрь 2023
1. Уровень информированности сотрудников «в полях» ощутимо вырос — работники розничных магазинов, производства и склада получили удобный доступ к необходимой корпоративной информации.
2. Минимизировали возможность потери информации — теперь сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника. Накопленные знания впредь будут оставаться внутри компании – все предыдущие наработки не пропадут, а бизнес-процессы не встанут на паузу, если меняется человек.
3. Высвободили рабочее время сотрудников и ускорили операционную деятельность компании — вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами. Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.
Команды UXARTxMCART продолжают сотрудничать с «РИВ ГОШ» — мы помогаем коллегам с освоением возможностей портала и дорабатываем систему под новые потребности.
4. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что «РИВ ГОШ» является современной компанией, ориентированной на комфорт сотрудников. HR-подразделение получило новые возможности для продвижения корпоративной культуры и организации мероприятий. Согласно внутренней статистике, уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.
Результат внедрения
Что дальше
В 2024 году готовимся реализовать несколько крупных сервисов:
Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника;
Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции;
Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI;
Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системам компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании;
«Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию.
Отзыв клиента
«Корпоративный портал для нас — это не только единое входное окно, но и инструмент для коммуникации и нематериальной мотивации для всех сотрудников «РИВ ГОШ». Мы делали несколько подходов к реализации интранета — и совместно с альянсом UXARTxMCART наконец достигли целей внедрения. Благодарим коллег за воплощение наших желаний в реальность и конструктивное рабочее взаимодействие»
Елена Москалева
Руководитель проекта
